Ik ben nog uit de tijd dat alles op papier werd gezet. Toen ik zo’n twintig jaar geleden aan mijn vak begon, kreeg ik elke dag een stapeltje post binnen. Nee, niet via de mail want die werd toen nauwelijks gebruikt, maar gewoon in van die papieren enveloppen. En ik werd gebeld, heel veel gebeld. Ik deelde met mijn collega’s een kantoor en we deelden samen één computer. Dat kun je je nu toch niet meer voorstellen? Maar toen redden we dat makkelijk omdat we geen van allen veel tijd achter dat ding nodig hadden. We verzamelden alles in papieren dossiers die we soms zelfs nog met de hand schreven. Die papieren verdwenen in talloze multomappen waarvan we hele kasten vol hadden staan. De digitalisering bereikte ons pas laat. Ik werk in een sector die qua kantoorwerkzaamheden toch al niet vooruitstrevend is en pas de laatste paar jaren verdwijnen de multomappen uit het blikveld. Maar als je goed kijkt op mijn kantoor, dan zie je er zo nog een paar staan.
Digitalisering: ik ben er blij mee
Het was wennen voor ons toen we opeens regels kregen over hoe we dingen digitaal moesten opslaan. Tegenwoordig zijn er bedrijven die anderen helpen bij de digitalisering van hun systeem. Wij moesten dat maar zo’n beetje zelf uitzoeken. Vandaar denk ik ook dat het lang duurde voor we alles hadden omgezet. Jaren, wel te verstaan. Dat is nu natuurlijk niet meer nodig. Vind je het zelf lastig alles volledig te digitaliseren, dan hebben deskundigen dat met jouw inbreng zo gedaan. Even voor de duidelijkheid: digitalisering is het omzetten van gegevens van een analoge gegevensdrager naar een digitale gegevensdrager. Scan je een papier met gegevens in, dan zet je hem dus om naar een digitale opslag. En dat hebben we de afgelopen jaren dus massaal gedaan. En terecht, want laten we eerlijk zijn: digitale opslag werkt toch echt veel fijner. Ik merk zelf hoeveel minder tijd ik kwijt ben met het zoeken naar gegevens.
Snel bij je gegevens
Hoewel wij ons eigen systeem moesten bedenken, moet ik echt toegeven dat het digitaal opslaan van gegevens veel tijd en ellende bespaart. Gegevens in multomappen zijn kwetsbaar, ze raken zoek, ze zijn niet altijd even leesbaar of het systeem is onoverzichtelijk. Ik kan nu veel makkelijker gegevens met elkaar vergelijken en zaken die ik langer geleden heb opgeslagen vinden. Nu is ons systeem niet erg ingewikkeld, maar heb je echt heel veel gegevens op te slaan, zoals bijvoorbeeld bij een personeelsadministratie, dan kan het verstandig zijn iemand in te huren voor je digitalisering. Hoe dan ook: doe het gewoon: het werkt zoveel makkelijker!
